Centro de ayuda

Son tres pasos: 1) crea tus productos (uno a uno desde Productos → Nuevo producto, o todos juntos con Importar desde un archivo de Excel); 2) abre la caja con el efectivo con el que arrancas el día; 3) entra a Punto de Venta y cobra tu primera venta. La guía de primeros pasos del panel principal te va marcando lo que falta.

En Productos → Importar descarga la plantilla, llénala en Excel con tus productos (nombre, precio, costo, stock…) y guárdala como CSV. Al subirla verás una vista previa antes de confirmar, y el sistema te avisa si hay filas con errores o productos repetidos.

Con el botón de pantalla completa: está en la barra superior del punto de venta y también en el menú lateral. Como en un POS táctil no hay teclado para pulsar F11, ese botón hace lo mismo con un toque. Vuelve a tocarlo para salir.

No. Ventory funciona en el navegador. Si quieres que abra como una aplicación, entra desde Chrome y usa la opción "Instalar aplicación" o "Agregar a pantalla de inicio"; queda con su ícono y abre a pantalla completa.

En la pantalla de cobro puedes activar Efectivo, Tarjeta y Transferencia al tiempo: escribe el monto de cada uno y el resto se cobra en efectivo, con el cambio calculado. El Crédito (fiado) es exclusivo y requiere elegir un cliente.

Al crear el producto elige Se vende por: Peso (kg) y pon el precio por kilo. Al venderlo se abre un teclado para digitar el peso (por ejemplo 0,750) y el sistema calcula el valor. El inventario también se descuenta en kilos.

Al crear el producto marca "Tiene variantes" y define las opciones (por ejemplo Talla: S, M, L y Color: Azul, Negro). El sistema arma todas las combinaciones y cada una queda con su propio inventario, precio, SKU y código de barras. En el punto de venta aparece una sola tarjeta del producto: al tocarla eliges la talla y el color, y ves cuántas unidades quedan de cada una.

Sí. Entra a Productos → Editar en ese producto y agrega las combinaciones. El stock que ya tenía se traslada a la primera variante, para que no se pierda ni se duplique mercancía. De ahí en adelante el producto pasa a ser el agrupador y lo que se vende son sus variantes.

Sí. Conecta cualquier lector USB y escanea: el producto entra solo al carrito. Desde el celular puedes usar el botón de cámara junto al buscador para escanear sin lector.

Sí. En la devolución, los productos por kilo abren el mismo teclado numérico de la venta: digitas 0,800 y el sistema reembolsa lo proporcional y devuelve al inventario exactamente esos 800 gramos. Puedes devolver por partes —primero 800 g, después 700 g— y el sistema lleva la cuenta para que nunca se devuelva más de lo que se vendió en esa factura.

En Ajustes → Facturación puedes poner tu NIT, dirección, teléfono y el mensaje final del recibo. Lo que dejes vacío simplemente no se imprime.

En Ajustes → Impresora de tickets elige Conectar USB o Conectar Bluetooth y selecciona tu impresora (58 u 80 mm). Usa el botón Probar para verificar. Desde ahí, cada botón de imprimir abre la ventana de Ventory donde eliges: térmica (sale directo, sin diálogos) o impresora del computador (abre la ventana del sistema para elegir entre tus impresoras instaladas). El sistema recuerda tu última elección.

Arma el carrito normal en el punto de venta y en vez de cobrar pulsa Cotizar. Escribes a nombre de quién va y por cuántos días se respeta el precio, y se imprime un documento con número propio (COT-000001). No descuenta inventario ni mueve la caja: es solo una promesa de precio. Cuando el cliente vuelva, en Cotizaciones pulsas "Convertir en venta", el carrito se carga con los precios cotizados y cobras normal — ahí sí baja el stock.

Cotizar lo que no se tiene es normal —así se registran los encargos—, así que el sistema lo permite. Pero al cargar la cotización en el carrito te avisa de una vez, en rojo, cuáles productos no alcanzan y cuánto hay de cada uno. Y si intentas cobrarla igual, la venta se rechaza: no se descuenta nada y la cotización queda abierta para cobrarla cuando llegue la mercancía. La única excepción es si activaste "Permitir stock negativo"en Ajustes, que es justamente decirle al sistema que puede vender sin existencias.

Se respeta el precio que le prometiste al cliente, y el sistema te avisa cuántos productos cambiaron de precio para que decidas. Si prefieres no sostenerlo, borras la línea y la vuelves a agregar al precio de hoy. Una cotización vencida también se puede convertir: el vencimiento es una guía para el cliente, no un candado.

Si el cliente devuelve parte de la compra, usa Devolución desde el detalle de la venta: el stock regresa y se registra el reembolso. Si la venta completa fue un error, usa Anular: devuelve todo el stock y queda registrado quién la anuló y cuándo.

Sí, y no hay que sincronizar nada. Cada venta descuenta, cada compra suma, y las devoluciones y anulaciones regresan el stock en el mismo momento en que registras la operación.

Usa Productos → Ajuste de inventario: escribe la cantidad real que contaste y el motivo. El ajuste queda registrado con tu nombre y la fecha, para que después puedas revisar de dónde vino cada diferencia.

Cada producto tiene su kardex: la lista de todos sus movimientos con el stock antes y después, el motivo (venta F-000123, compra a un proveedor, devolución, ajuste) y el usuario que lo hizo. Además, en Ajustes → Registro de actividad ves todas las acciones del negocio.

No. Pueden estar el cajero vendiendo y otra persona ingresando compras al mismo tiempo, cada uno desde su dispositivo: el stock lo mueve el servidor operación por operación, así que nunca se pierde ni se duplica una unidad. Además, la pantalla de cada uno se actualiza sola cada 30 segundos (y al volver a la pestaña), de modo que si en la bodega ingresan mercancía, en la caja se ve sin recargar. Cada persona debe tener su propio usuario, para que quede registrado quién hizo qué.

En Ajustes → Sucursales puedes crear las que necesites. Cada una tiene su propio inventario y sus propios turnos de caja, y cada equipo elige en cuál está trabajando.

Es el efectivo que debería haber en el cajón: apertura + ventas en efectivo + ingresos − gastos. Las ventas con tarjeta, transferencia o a crédito no entran ahí porque ese dinero no está en la caja — pero sí aparecen en el informe del turno.

Sí. En Ajustes → Notificaciones activa "Resumen del día por correo" y cada noche recibes las ventas del día, el desglose por método de pago, la utilidad, el cierre de caja con su diferencia, las compras y los abonos. Si además dejas encendido "Avisar qué hay que reponer", el mismo correo trae la lista de lo agotado y lo que está por acabarse. Puedes elegir a qué correo llega y enviarte una prueba de una vez.

El sistema te la muestra (sobrante o faltante). Si la diferencia es grande, te pide una observación antes de cerrar, para que quede constancia de qué pasó.

En Cerrar caja, después de digitar el efectivo contado, elige "Cierre del día (sin abrir turno nuevo)". Se imprime el informe del turno y puedes cerrar sesión.

No. La venta se contó el día que se fió. Cuando el cliente abona, eso baja su saldo; si paga en efectivo entra a la caja como ingreso. Así no se cuenta la misma plata dos veces.

En Ajustes → Gestión de usuarios. El rol Cajero puede vender pero no ve reportes, costos ni auditoría, ni puede ajustar inventario. El rol Administrador tiene acceso completo.

En la pantalla de inicio de sesión usa "¿Olvidaste tu contraseña?" y te llega un enlace al correo para crear una nueva.

Sí. Cada negocio tiene su información completamente aislada: productos, ventas, clientes e inventario son independientes y nadie fuera de tu negocio puede consultarlos. Las contraseñas se guardan cifradas.

Cuando quieras. En Ajustes → Exportar datos descargas tus ventas, inventario, clientes y compras en Excel, o un respaldo completo del negocio en un solo archivo.

Puedes seguir vendiendo. Aparece un aviso de "Sin conexión" y las ventas se guardan en el equipo. Cuando vuelve la señal se envían solas y el inventario se descuenta en ese momento.

Abrir o cerrar caja, ventas a crédito, compras, reportes y crear productos necesitan conexión. Nuestra recomendación: sincroniza antes de cerrar el día para que el cierre cuadre con todas las ventas.